Wysyłka faktur e-mailem#
KSeFka może wysłać fakturę jako załącznik PDF prosto na adres e-mail kontrahenta. Treść wiadomości jest generowana w języku skonfigurowanym dla danego kontrahenta, a wysyłka odbywa się przez Twój własny serwer SMTP — konfigurowany osobno dla każdej firmy.
Konfiguracja serwera SMTP#
Przejdź do Ustawienia → Poczta e-mail (SMTP). Konfiguracja jest zapisywana osobno dla każdej firmy.
Pola konfiguracji#
| Pole | Opis |
|---|---|
| Host | Adres serwera SMTP, np. smtp.gmail.com |
| Port | Domyślnie 587 |
| Szyfrowanie | TLS, STARTTLS lub brak — domyślnie STARTTLS |
| Użytkownik | Login do serwera poczty |
| Hasło | Przechowywane w postaci zaszyfrowanej (AES-256-CBC) |
| Adres nadawcy | Adres, z którego wychodzi wiadomość |
| Nazwa nadawcy | Wyświetlana nazwa, np. nazwa Twojej firmy |
Włączanie i test połączenia#
- Przełącznik włącz/wyłącz — funkcje wysyłki e-mail są dostępne tylko, gdy SMTP jest włączone i poprawnie skonfigurowane.
- Testuj połączenie — sprawdza, czy KSeFka łączy się z serwerem i poprawnie się uwierzytelnia. Wynik pojawia się jako powiadomienie.
Język wiadomości#
Język e-maila ustawiasz per kontrahent — w formularzu kontrahenta. Dostępne języki: polski (pl), angielski (en) i niemiecki (de); domyślnie polski. Wybrany język decyduje o temacie i treści wiadomości.
Wiadomość zawiera nazwę firmy, numer faktury, datę wystawienia oraz kwotę do zapłaty.
Wysyłanie faktury#
- Otwórz szczegóły faktury i kliknij Wyślij na email.
- W oknie potwierdzenia sprawdź adres odbiorcy, temat i język wiadomości.
- Po potwierdzeniu KSeFka generuje PDF faktury, dołącza go do wiadomości i wysyła na adres kontrahenta.
- Po wysłaniu pojawia się powiadomienie o sukcesie. W razie problemu (błąd SMTP, brak sieci, przekroczony czas) wyświetlany jest błąd ze szczegółami.
Kiedy przycisk "Wyślij na email" jest widoczny#
Przycisk pojawia się tylko, gdy spełnione są oba warunki:
- kontrahent ma ustawiony adres e-mail,
- SMTP jest skonfigurowane i włączone dla aktywnej firmy.
Jeśli któregokolwiek brakuje, przycisk jest ukryty.
Zobacz też#
- Kontrahenci — adres e-mail i język komunikacji kontrahenta
- Faktury wystawione — wystawianie faktury, którą można wysłać