KSeFkaKSeFka

Dokumentacja

Przewodnik po aplikacji KSeFka

Pierwsze kroki#

Przewodnik po pierwszym uruchomieniu KSeFki — od dodania firmy do wystawienia pierwszej faktury.

1. Dodanie firmy#

Przy pierwszym uruchomieniu aplikacja automatycznie otworzy formularz dodawania firmy w Ustawienia → Firmy.

Wypełnij dane firmy:

  • NIP — 10-cyfrowy numer identyfikacji podatkowej
  • Nazwa firmy
  • Ulica, Nr budynku, Kod pocztowy, Miasto

Aby przyspieszyć wypełnianie, wpisz NIP i kliknij ikonę wyszukiwania obok pola NIP. Dane firmy zostaną pobrane automatycznie z rejestru GUS.

Pola opcjonalne: REGON, KRS, nr lokalu, e-mail, telefon.

Po zapisaniu firma pojawi się na liście. Możesz dodać więcej firm — każda ma osobne faktury, kontrahentów i certyfikat KSeF.

2. Wybór środowiska KSeF#

Przejdź do Ustawienia → KSeF. Na górze zobaczysz trzy przyciski środowisk:

ŚrodowiskoDo czego służy
TestŚrodowisko testowe — do nauki i sprawdzania
DemoŚrodowisko demonstracyjne — piaskownica
ProdukcjaPrawdziwy system KSeF — tu wysyłasz faktury

Na początek wybierz Test lub Demo, aby nauczyć się obsługi bez ryzyka.

Dane w środowiskach Test i Demo są publicznie dostępne — nie wysyłaj tam prawdziwych faktur.

Każde środowisko ma osobną bazę danych. Firmy, faktury i kontrahenci nie są współdzielone między środowiskami. Po przełączeniu na inne środowisko (np. z Test na Produkcja) musisz ponownie dodać firmę i wgrać certyfikat.

3. Wgranie certyfikatu KSeF#

W sekcji Certyfikat KSeF (zakładka KSeF w ustawieniach) kliknij + (przycisk dodawania certyfikatu).

Potrzebujesz trzech rzeczy:

  • Plik certyfikatu (.crt) — plik w formacie PEM
  • Plik klucza prywatnego (.key) — plik w formacie PEM
  • Hasło do klucza — podane przy generowaniu certyfikatu

Jak uzyskać certyfikat#

  1. Wejdź na portal KSeF dla wybranego środowiska. Dla produkcji: ap.ksef.mf.gov.pl. Adres portalu dla aktualnego środowiska znajdziesz w lewym dolnym rogu aplikacji.
  2. Zaloguj się podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym.
  3. W menu bocznym przejdź do Certyfikaty → Wnioskuj o certyfikat.
  4. Wypełnij formularz:
    • Nazwa certyfikatu — np. „KSeFka" (5–100 znaków)
    • Hasło — min. 15 znaków, wielka i mała litera, cyfra, znak specjalny. Zapamiętaj je — będzie potrzebne w aplikacji.
  5. Kliknij Generuj. Klucz prywatny (.key) pobierze się automatycznie na dysk.
  6. Na stronie „Wygenerowano klucz prywatny" wybierz przeznaczenie Uwierzytelnienie w systemie KSeF i kliknij Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu. Pole „Certyfikat ważny od" to data rozpoczęcia — zostaw dzisiejszą, chyba że chcesz aktywować certyfikat później.
  7. Poczekaj chwilę i odśwież stronę. Gdy wniosek zostanie rozpatrzony, pojawi się strona „Zakończono pomyślnie" — kliknij Pobierz certyfikat, aby pobrać plik .crt.
Certyfikat jest ważny przez 2 lata od podanej daty. KSeFka powiadomi Cię gdy będzie zbliżał się termin wygaśnięcia.

Po wgraniu certyfikatu zobaczysz jego status:

  • Data ważności
  • Ostrzeżenie gdy certyfikat wygasa za mniej niż 30 dni
  • Informacja gdy certyfikat wygasł

4. Uwierzytelnienie#

W sekcji Uwierzytelnianie kliknij Uwierzytelnij. Aplikacja nawiąże sesję z KSeF za pomocą wgranego certyfikatu.

Po udanym uwierzytelnieniu status zmieni się na „Uwierzytelniony" z nazwą aktywnego środowiska.

5. Konfiguracja synchronizacji#

W sekcji Synchronizacja możesz ustawić:

  • Automatyczna synchronizacja przy starcie — włączona domyślnie. Przy każdym uruchomieniu aplikacja pobiera nowe faktury z KSeF.
  • Częstotliwość synchronizacji — jak często sprawdzać nowe faktury:
    • Tylko przy starcie
    • Co 5, 15 (domyślnie), 30 minut
    • Co 1 lub 4 godziny

6. Pierwsza synchronizacja#

Wróć na Pulpit i kliknij Synchronizuj KSeF. Aplikacja pobierze istniejące faktury z KSeF. Postęp synchronizacji widoczny jest na pulpicie i w pasku bocznym (obracająca się ikona).

Po zakończeniu synchronizacji na liście faktur pojawią się faktury pobrane z KSeF.

7. Tworzenie pierwszej faktury#

Na Pulpicie kliknij Nowa faktura lub przejdź do Faktury i kliknij przycisk tworzenia.

Minimalne dane do wystawienia faktury:

  1. Numer faktury — generowany automatycznie na podstawie wzorca
  2. Data wystawienia — domyślnie dzisiejsza
  3. Kontrahent — wybierz z listy lub dodaj nowego
  4. Pozycje — przynajmniej jedna pozycja z nazwą, ilością i ceną netto

Po wypełnieniu kliknij Zapisz. Faktura zostanie zapisana jako szkic. Gdy będzie gotowa do wysłania:

  • Wyślij do KSeF — natychmiastowa wysyłka
  • Zatwierdź do wysyłki — wysyłka następnego dnia (OFFLINE24)

Szczegóły w rozdziale Faktury wystawione.

8. Personalizacja#

W Ustawienia → Wygląd możesz zmienić:

  • Motyw — jasny, ciemny lub systemowy
  • Kolor akcentu — 10 kolorów do wyboru, osobny dla każdej firmy

Kolejne kroki#