Kontrahenci#

Baza kontrahentów to lista firm i osób, z którymi wystawiasz lub otrzymujesz faktury. Dane kontrahenta można wybrać z listy przy tworzeniu faktury.

Dodawanie kontrahenta#

Przejdź do Kontrahenci w menu bocznym i kliknij + (przycisk dodawania).

Wymagane pola#

• Nazwa firmy
• Nr budynku
• Kod pocztowy (tylko w Polsce)
• Miasto

Ulica nie jest wymagana. W miejscowości bez nazw ulic zostaw ją pustą: na fakturze pierwsza linia adresu to miejscowość z numerem ("Chotel Czerwony 147A"), a druga to kod i miejscowość ("28-160 Chotel Czerwony"), tak jak adresuje Poczta Polska.

Adres spoza Polski w wolnych liniach#

Adresu, którego nie da się rozpisać na ulicę, numer i miasto (np. w Chinach, Japonii czy Korei), nie trzeba dopasowywać do tych pól. Po wybraniu kraju innego niż Polska zaznacz Adres w dwóch wolnych liniach i wpisz adres w polach Linia adresu 1 (wymagana) i Linia adresu 2, w kolejności, w jakiej podaje go kontrahent. Linie trafiają do faktury w KSeF i na PDF w tej postaci, a do pliku przelewów Elixir jako adres odbiorcy, skrócony do długości pola w pliku. Pola ulicy, numerów, kodu i miasta są wtedy ukryte; ich dotychczasowa zawartość wraca po wyłączeniu przełącznika. Ten sam przełącznik jest w danych kontrahenta na formularzu faktury i przy każdym podmiocie dodatkowym (Podmiot3) na fakturze i w szablonie. Kontrahent wybrany z listy jako podmiot dodatkowy przenosi linie razem z resztą adresu.

Identyfikator podatkowy#

Wybierz typ identyfikatora:

Domyślnie wybrany jest NIP, a kraj ustawiony na PL.

Pola opcjonalne#

• Nazwa skrócona — skrót nazwy firmy
• REGON — numer rejestru statystycznego
• Nr lokalu
• Kraj — domyślnie PL
• E-mail
• Telefon
• Notatki — wewnętrzne uwagi (nie trafiają na fakturę)

Wyszukiwanie firmy po NIP (GUS)#

Przy typie identyfikatora NIP obok pola wyszukiwania pojawia się ikona lupy. Kliknij ją, aby pobrać dane firmy z rejestru GUS (BIR1).

Automatycznie wypełnione zostaną:

• Nazwa firmy
• REGON
• Adres (ulica, numer budynku, numer lokalu, kod pocztowy, miasto)

Wyszukiwanie wymaga połączenia z internetem.

Wykrywanie duplikatów#

Przy dodawaniu kontrahenta aplikacja sprawdza, czy taki kontrahent już istnieje:

1. Najpierw szuka po NIP (jeśli podany)
2. Jeśli nie znalazła po NIP — szuka po nazwie

Gdy znajdzie duplikat, wyświetli okno z informacją:

• Dane znalezionego kontrahenta (nazwa, NIP, miasto)
• Przycisk Przejdź do istniejącego — otwiera istniejącego kontrahenta
• Przycisk Utwórz mimo to — tworzy nowego mimo duplikatu

Lista kontrahentów#

Lista kontrahentów wyświetla:

• Nazwę firmy
• Identyfikator (NIP, PESEL lub inny)
• Miasto
• Kraj
• Notatki (skrócone, pełna treść w podpowiedzi po najechaniu)

Kontrahenci są pogrupowani:

• Przypisani do firmy — kontrahenci powiązani z aktywną firmą (wyświetlani jako pierwsi)
• Nieprzypisani — kontrahenci bez przypisania do firmy

Nad listą dostępne jest pole wyszukiwania — filtruje po nazwie i NIP.

Edycja kontrahenta#

Kliknij ikonę ołówka przy kontrahencie, aby otworzyć formularz edycji. Po wprowadzeniu zmian kliknij Zapisz zmiany.

Usuwanie kontrahenta#

Kliknij ikonę kosza przy kontrahencie. Usunięty kontrahent znika z listy — usunięcie jest nieodwracalne z poziomu aplikacji. Dane na wcześniej wystawionych fakturach pozostają niezmienione (faktury przechowują kopię danych kontrahenta z momentu wystawienia).

Kontrahent na fakturze#

Przy tworzeniu faktury możesz:

• Wybrać z listy — dane kontrahenta wypełnią się automatycznie
• Wpisać ręcznie — wprowadź dane bez zapisywania do bazy
• Wpisać ręcznie i zapisać — zaznacz Zapisz kontrahenta na liście, aby dodać go do bazy

Zobacz też#

• Faktury wystawione — tworzenie faktur z wyborem kontrahenta
• Słownik pojęć — wyjaśnienie NIP, PESEL, VAT UE i innych identyfikatorów