Faktury wystawione#

Pełny opis tworzenia, edycji i wysyłania faktur wystawionych przez Twoją firmę.

Tworzenie faktury#

Na Pulpicie kliknij Nowa faktura lub przejdź do Faktury i utwórz nową.

Dane podstawowe#

• Kierunek — "Wystawiona" (domyślnie) lub "Otrzymana"
• Typ faktury:
  • VAT — standardowa faktura
  • Korekta VAT — korekta do wcześniejszej faktury
  • Zaliczkowa — faktura zaliczkowa
  • Marża — faktura z procedurą marży (wymaga wybrania rodzaju procedury)
• Numer faktury — generowany automatycznie według wzorca firmy, np. FV/2026/03/001. Można edytować ręcznie.

Daty#

• Data wystawienia — domyślnie dzisiejsza, wymagana
• Data sprzedaży — opcjonalna
• Termin płatności — opcjonalna

Kontrahent#

Wybierz kontrahenta z listy rozwijanej lub uzupełnij dane ręcznie. Przy ręcznym wpisaniu możesz zaznaczyć Zapisz kontrahenta na liście, aby dodać go do bazy.

Dane kontrahenta: nazwa, typ identyfikatora (NIP/PESEL/VAT UE/inny), numer identyfikatora, adres (ulica, numer budynku, kod pocztowy, miasto, kraj).

Pozycje faktury#

Każda pozycja zawiera:

Po kliknięciu strzałki przy pozycji rozwiną się dodatkowe pola:

• PKWiU — kod klasyfikacji wyrobów i usług
• GTU — kod grupy towarowej (GTU_01 – GTU_13)
• CN — kod nomenklatury scalonej
• Opis — dodatkowy opis pozycji

Przy wyborze stawki "zw." (zwolniony z VAT) pojawią się dodatkowe pola:

• Podstawa zwolnienia — ustawa o VAT, dyrektywa UE lub inna
• Podstawa prawna — np. "art. 43 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT"

Tryb liczenia ceny: netto / brutto#

Przy każdej pozycji, obok pola ceny, znajduje się przełącznik N / B, który decyduje, którą cenę wpisujesz:

• N (domyślnie) — wpisujesz cenę netto, a system wylicza VAT i brutto.
• B — wpisujesz cenę brutto, a system wylicza cenę netto.

Tryb ustawiasz osobno dla każdej pozycji. W trybie B, gdy zaokrąglenie nie pozwala trafić dokładnie w wpisaną kwotę brutto, aplikacja pokazuje najbliższą osiągalną wartość.

Płatność#

• Waluta — PLN (domyślnie), EUR, USD, GBP lub inna z listy dozwolonych walut
• Metoda płatności — przelew, gotówka, karta, mobilna (BLIK, Google Pay, Apple Pay), bon, czek, kredyt, kompensata lub inne. Lista odpowiada słownikowi KSeF, więc każda z nich przechodzi walidację przy wysyłce. Przy wyborze Inne pojawia się obowiązkowe pole Opis płatności (np. PayU, Przelewy24) — KSeF wymaga opisu dla płatności spoza słownika. Gotówka, karta i płatność mobilna zaznaczają od razu "Zapłacono".
• Zapłacono i Data zapłaty — po zaznaczeniu "Zapłacono" pojawia się data zapłaty, domyślnie równa dacie wystawienia. KSeF wymaga jej przy fakturze oznaczonej jako opłacona, więc jeśli wpłata przyszła wcześniej, wpisz faktyczną datę. Szablon może zaznaczać "Zapłacono" od razu (ustawienie "Domyślnie zapłacona").
• Konto bankowe — wybierane z listy kont Twojej firmy (przy przelewie)
• Mechanizm podzielonej płatności — włącz jeśli wymagany

Kurs wymiany#

Przy walutach innych niż PLN (patrz Kurs NBP):

• Kurs wymiany — wymagany, pobierany automatycznie z NBP lub wpisywany ręcznie
• Data kursu — data, dla której pobrać kurs
• Numer tabeli NBP — wypełniany automatycznie przy pobraniu kursu

Automatyczne pobieranie kursu NBP można włączyć/wyłączyć w Ustawienia → Faktury.

Adnotacje#

Sekcja rozwija się po kliknięciu:

• Miejsce wystawienia — np. "Warszawa"
• Metoda kasowa — oznaczenie faktury metodą kasową
• Samofakturowanie — faktura wystawiona przez nabywcę
• Odwrotne obciążenie — przeniesienie obowiązku podatkowego na nabywcę
• Uwagi — dodatkowe notatki na fakturze

Zapisywanie#

Kliknij Zapisz (lub Cmd+S / Ctrl+S). Faktura zostanie zapisana jako Szkic.

Jeśli w bazie istnieje faktura o tym samym numerze, kierunku i kontrahencie, pojawi się ostrzeżenie o duplikacie. Możesz je zignorować i zapisać mimo to.

Wysyłanie do KSeF#

Fakturę ze statusem Szkic można wysłać do KSeF na dwa sposoby:

Natychmiastowa wysyłka#

Kliknij Wyślij do KSeF w widoku szczegółów faktury. Faktura zostanie wysłana od razu.

Wysyłka następnego dnia (OFFLINE24)#

Kliknij Zatwierdź do wysyłki. Status zmieni się na Do wysłania — faktura zostanie wysłana następnego dnia w trybie OFFLINE24.

Od tego momentu faktura jest zablokowana — nie można jej edytować. Aby ją poprawić, najpierw kliknij Cofnij do szkicu.

Po wysłaniu#

W obu przypadkach faktura przechodzi przez statusy: Wysyłanie → Oczekuje → Zaakceptowana (lub Odrzucona).

Szczegółowy opis statusów — patrz Statusy faktur.

Ponowne wysyłanie po odrzuceniu#

Jeśli KSeF odrzucił fakturę:

1. Przeczytaj powód odrzucenia w szczegółach faktury
2. Kliknij ikonę edycji — faktura wróci do trybu edycji
3. Popraw błędy
4. Zatwierdź ponownie do wysyłki
5. Wyślij ponownie

Alternatywnie kliknij Ponów wysyłanie, aby wysłać ponownie bez zmian — ma to sens tylko wtedy, gdy odrzucenie wynikało z tymczasowego problemu po stronie KSeF, a nie z błędnych danych na fakturze.

Generowanie PDF#

W widoku szczegółów faktury kliknij przycisk generowania PDF. Dostępne wersje:

• PDF po polsku — standardowy szablon w języku polskim
• PDF po angielsku — szablon w języku angielskim

PDF zostanie pobrany lub otwarty w domyślnej przeglądarce PDF.

Z licencją PRO możesz dodać do PDF kod QR do zapłaty (standard ZBP) — kontrahent skanuje go w aplikacji banku zamiast przepisywać numer konta. Opcja jest domyślnie wyłączona; włączasz ją w sekcji Personalizacja.

Załączniki#

Do faktury można dodać pliki w formatach: PDF, PNG, JPG, JPEG, WebP, GIF, BMP, TIFF.

• Kliknij Dodaj plik i wybierz plik z dysku
• Załącznik zostanie skopiowany do katalogu załączników aplikacji
• Aby usunąć załącznik, kliknij ikonę usuwania przy nim

Katalog przechowywania załączników można zmienić w Ustawienia → Załączniki.

Menu "Więcej"#

W widoku szczegółów faktury przycisk Więcej (drop-up) zawiera dodatkowe akcje:

• Utwórz cykliczną — tworzy fakturę cykliczną na podstawie bieżącej (tylko dla faktur wystawionych)
• Utwórz nową na podstawie — otwiera formularz nowej faktury z skopiowanymi danymi: kontrahent, pozycje, konto bankowe, waluta, metoda płatności, uwagi i adnotacje. Numer faktury zostanie wygenerowany automatycznie, a daty ustawione na dzisiejsze. Kurs wymiany walut nie jest kopiowany — zostanie pobrany dla nowej daty. W odróżnieniu od szablonów, kopiowanie to jednorazowa operacja
• Zapisz jako szablon — zapisuje dane faktury jako szablon do wielokrotnego użytku

Akcje zbiorcze#

Na liście faktur zaznacz kilka faktur (checkbox), aby zobaczyć pasek akcji zbiorczych:

• Generuj PDF — wygeneruj PDF dla zaznaczonych faktur
• Zatwierdź do wysyłki — zatwierdź wszystkie szkice wystawionych faktur
• Usuń — usuń faktury w statusie Szkic, Zewnętrzna lub Odrzucona
• Pobierz z KSeF — ponownie pobierz dane z KSeF
• Oznacz jako przeczytane — oznacz nieprzeczytane jako przeczytane

Każda akcja działa tylko na faktury w odpowiednim statusie. Przy przycisku wyświetla się liczba faktur, na które akcja zadziała.

Wyszukiwanie i filtrowanie#

Pasek wyszukiwania nad listą faktur obsługuje filtry:

Można łączyć wiele filtrów: kontrahent:Kowalski wartosc-od:1000

Nazwy z spacjami ujmij w cudzysłów: kontrahent:"Jan Kowalski"

Skróty klawiszowe#