Faktury wystawione#

Pełny opis tworzenia, edycji i wysyłania faktur wystawionych przez Twoją firmę.

Tworzenie faktury#

Na Pulpicie kliknij Nowa faktura lub przejdź do Faktury i utwórz nową.

Dane podstawowe#

• Kierunek — „Wystawiona" (domyślnie) lub „Otrzymana"
• Typ faktury:
  • VAT — standardowa faktura
  • Korekta VAT — korekta do wcześniejszej faktury
  • Zaliczkowa — faktura zaliczkowa
  • Marża — faktura z procedurą marży (wymaga wybrania rodzaju procedury)
• Numer faktury — generowany automatycznie według wzorca firmy, np. FV/2026/03/001. Można edytować ręcznie.

Daty#

• Data wystawienia — domyślnie dzisiejsza, wymagana
• Data sprzedaży — opcjonalna
• Termin płatności — opcjonalna

Kontrahent#

Wybierz kontrahenta z listy rozwijanej lub uzupełnij dane ręcznie. Przy ręcznym wpisaniu możesz zaznaczyć Zapisz kontrahenta na liście, aby dodać go do bazy.

Dane kontrahenta: nazwa, typ identyfikatora (NIP/PESEL/VAT UE/inny), numer identyfikatora, adres (ulica, numer budynku, kod pocztowy, miasto, kraj).

Pozycje faktury#

Każda pozycja zawiera:

Po kliknięciu strzałki przy pozycji rozwiną się dodatkowe pola:

• PKWiU — kod klasyfikacji wyrobów i usług
• GTU — kod grupy towarowej (GTU_01 – GTU_13)
• CN — kod nomenklatury scalonej
• Opis — dodatkowy opis pozycji

Przy wyborze stawki „zw." (zwolniony z VAT) pojawią się dodatkowe pola:

• Podstawa zwolnienia — ustawa o VAT, dyrektywa UE lub inna
• Podstawa prawna — np. „art. 43 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT"

Płatność#

• Waluta — PLN (domyślnie), EUR, USD, GBP lub inna z listy dozwolonych walut
• Metoda płatności — przelew, gotówka, karta, kompensata, inne
• Konto bankowe — wybierane z listy kont Twojej firmy (przy przelewie)
• Mechanizm podzielonej płatności — włącz jeśli wymagany

Kurs wymiany#

Przy walutach innych niż PLN (patrz Kurs NBP):

• Kurs wymiany — wymagany, pobierany automatycznie z NBP lub wpisywany ręcznie
• Data kursu — data, dla której pobrać kurs
• Numer tabeli NBP — wypełniany automatycznie przy pobraniu kursu

Automatyczne pobieranie kursu NBP można włączyć/wyłączyć w Ustawienia → Faktury.

Adnotacje#

Sekcja rozwija się po kliknięciu:

• Miejsce wystawienia — np. „Warszawa"
• Metoda kasowa — oznaczenie faktury metodą kasową
• Samofakturowanie — faktura wystawiona przez nabywcę
• Odwrotne obciążenie — przeniesienie obowiązku podatkowego na nabywcę
• Uwagi — dodatkowe notatki na fakturze

Zapisywanie#

Kliknij Zapisz (lub Cmd+S / Ctrl+S). Faktura zostanie zapisana jako Szkic.

Jeśli w bazie istnieje faktura o tym samym numerze, kierunku i kontrahencie, pojawi się ostrzeżenie o duplikacie. Możesz je zignorować i zapisać mimo to.

Wysyłanie do KSeF#

Fakturę ze statusem Szkic można wysłać do KSeF na dwa sposoby:

Natychmiastowa wysyłka#

Kliknij Wyślij do KSeF w widoku szczegółów faktury. Faktura zostanie wysłana od razu.

Wysyłka następnego dnia (OFFLINE24)#

Kliknij Zatwierdź do wysyłki. Status zmieni się na Do wysłania — faktura zostanie wysłana następnego dnia w trybie OFFLINE24.

Od tego momentu faktura jest zablokowana — nie można jej edytować. Aby ją poprawić, najpierw kliknij Cofnij do szkicu.

Po wysłaniu#

W obu przypadkach faktura przechodzi przez statusy: Wysyłanie → Oczekuje → Zaakceptowana (lub Odrzucona).

Szczegółowy opis statusów — patrz Statusy faktur.

Ponowne wysyłanie po odrzuceniu#

Jeśli KSeF odrzucił fakturę:

1. Przeczytaj powód odrzucenia w szczegółach faktury
2. Kliknij ikonę edycji — faktura wróci do trybu edycji
3. Popraw błędy
4. Zatwierdź ponownie do wysyłki
5. Wyślij ponownie

Alternatywnie kliknij Ponów wysyłanie, aby wysłać ponownie bez zmian — ma to sens tylko wtedy, gdy odrzucenie wynikało z tymczasowego problemu po stronie KSeF, a nie z błędnych danych na fakturze.

Generowanie PDF#

W widoku szczegółów faktury kliknij przycisk generowania PDF. Dostępne wersje:

• PDF po polsku — standardowy szablon w języku polskim
• PDF po angielsku — szablon w języku angielskim

PDF zostanie pobrany lub otwarty w domyślnej przeglądarce PDF.

Załączniki#

Do faktury można dodać pliki w formatach: PDF, PNG, JPG, JPEG, WebP, GIF, BMP, TIFF.

• Kliknij Dodaj plik i wybierz plik z dysku
• Załącznik zostanie skopiowany do katalogu załączników aplikacji
• Aby usunąć załącznik, kliknij ikonę usuwania przy nim

Katalog przechowywania załączników można zmienić w Ustawienia → Załączniki.

Menu „Więcej"#

W widoku szczegółów faktury przycisk Więcej (drop-up) zawiera dodatkowe akcje:

• Utwórz cykliczną — tworzy fakturę cykliczną na podstawie bieżącej (tylko dla faktur wystawionych)
• Utwórz nową na podstawie — otwiera formularz nowej faktury z skopiowanymi danymi: kontrahent, pozycje, konto bankowe, waluta, metoda płatności, uwagi i adnotacje. Numer faktury zostanie wygenerowany automatycznie, a daty ustawione na dzisiejsze. Kurs wymiany walut nie jest kopiowany — zostanie pobrany dla nowej daty. W odróżnieniu od szablonów, kopiowanie to jednorazowa operacja
• Zapisz jako szablon — zapisuje dane faktury jako szablon do wielokrotnego użytku

Akcje zbiorcze#

Na liście faktur zaznacz kilka faktur (checkbox), aby zobaczyć pasek akcji zbiorczych:

• Generuj PDF — wygeneruj PDF dla zaznaczonych faktur
• Zatwierdź do wysyłki — zatwierdź wszystkie szkice wystawionych faktur
• Usuń — usuń faktury w statusie Szkic, Zewnętrzna lub Odrzucona
• Pobierz z KSeF — ponownie pobierz dane z KSeF
• Oznacz jako przeczytane — oznacz nieprzeczytane jako przeczytane

Każda akcja działa tylko na faktury w odpowiednim statusie. Przy przycisku wyświetla się liczba faktur, na które akcja zadziała.

Wyszukiwanie i filtrowanie#

Pasek wyszukiwania nad listą faktur obsługuje filtry:

Można łączyć wiele filtrów: kontrahent:Kowalski wartosc-od:1000

Nazwy z spacjami ujmij w cudzysłów: kontrahent:"Jan Kowalski"

Skróty klawiszowe#