Faktury otrzymane#

Faktury otrzymane to faktury wystawione przez kontrahentów na Twoją firmę. Trafiają do KSeFki na dwa sposoby: automatycznie przez synchronizację z KSeF lub ręcznie.

Synchronizacja z KSeF#

Faktury otrzymane pobierane są automatycznie podczas synchronizacji KSeF. Po synchronizacji pojawiają się na liście faktur ze statusem Zsynchronizowana.

Aby ręcznie uruchomić synchronizację, kliknij Synchronizuj KSeF na Pulpicie lub poczekaj na automatyczną synchronizację (jeśli włączona w ustawieniach).

Szczegóły synchronizacji — patrz Synchronizacja KSeF.

Ręczne dodawanie#

Faktury od kontrahentów zagranicznych nie trafiają do KSeF — możesz je dodać ręcznie, aby mieć pełny obraz kosztów w jednym miejscu. Dodawanie tych faktur nie jest wymagane przez KSeF.

1. Utwórz nową fakturę
2. Ustaw kierunek na Otrzymana
3. Wypełnij dane kontrahenta i pozycje
4. Zapisz

Ręcznie dodana faktura otrzymuje status Zewnętrzna — oznacza, że nie pochodzi z KSeF. Można ją edytować i usuwać, ale nie można jej synchronizować z KSeF.

Przeglądanie faktur otrzymanych#

Na liście faktur użyj filtrów, aby wyświetlić tylko faktury otrzymane. Na Pulpicie kliknij kafelek Otrzymane (ten miesiąc), aby szybko przejść do filtrowanej listy.

Każda faktura otrzymana zawiera:

• Numer faktury nadany przez wystawcę
• Numer KSeF (jeśli zsynchronizowana)
• Dane kontrahenta (wystawcy)
• Pozycje z kwotami netto, VAT i brutto
• Daty: wystawienia, sprzedaży, płatności

Oznaczanie jako przeczytane#

Nowe faktury z synchronizacji są domyślnie nieprzeczytane. Liczba nieprzeczytanych faktur widoczna jest jako czerwona etykieta w menu bocznym przy Faktury.

Aby oznaczyć jako przeczytaną:

• Otwórz fakturę — zostanie automatycznie oznaczona
• Lub zaznacz wiele faktur na liście i użyj akcji zbiorczej Oznacz jako przeczytane

Filtrowanie#

Na liście faktur dostępne są te same filtry co dla faktur wystawionych:

• kontrahent: — szukaj po nazwie lub NIP kontrahenta
• numer: — szukaj po numerze faktury
• wartosc-od: / wartosc-do: — filtruj po kwocie brutto
• przedmiot: — szukaj w nazwach pozycji
• status: — filtruj po statusie (np. status:zsynchronizowana)

Generowanie PDF#

Dla każdej faktury otrzymanej możesz wygenerować PDF:

• Otwórz szczegóły faktury
• Kliknij przycisk generowania PDF
• Wybierz wersję językową (polski lub angielski)

PDF dla faktur zsynchronizowanych z KSeF zawiera numer KSeF.

Podsumowanie na pulpicie#

Na Pulpicie widoczne jest:

• Otrzymane (ten miesiąc) — liczba faktur otrzymanych w bieżącym miesiącu
• Podsumowanie miesięczne — łączna kwota brutto otrzymanych faktur z podziałem na waluty

Filtr jednostki wewnętrznej (firmy wielooddziałowe)#

Jeśli firma ma kilka placówek lub działów na jednym NIP, dostawcy mogą adresować faktury zakupu do konkretnej jednostki przez pole Podmiot3 "Odbiorca" z identyfikatorem IDWew (NIP-XXXXX). Możesz ograniczyć widok do jednej takiej jednostki:

1. Wejdź w Ustawienia → Firmy → (edytuj firmę) → Filtr jednostki.
2. Wpisz IDWew jednostki (np. 1234567890-00001) i zapisz.

Po ustawieniu profil pokazuje wyłącznie faktury zakupu zaadresowane do tej jednostki — dotyczy to listy faktur, liczników na pulpicie, podsumowania miesięcznego oraz licznika nieprzeczytanych. Filtr obejmuje też sprzedaż: faktury wystawione oznaczone IDWew innej jednostki (Podmiot3 w roli wystawcy, np. "JST — wystawca") są ukrywane, a faktury bez oznaczenia jednostki (w tym robocze tworzone w aplikacji) pozostają widoczne.

Nad listą faktur pojawia się baner "Pokazuję tylko jednostkę: …" z przyciskiem Pokaż wszystkie, który tymczasowo wyłącza filtr (bez kasowania ustawienia — po ponownym uruchomieniu lub zmianie firmy filtr wraca).