Szablony faktur#

Szablony pozwalają szybko tworzyć faktury z powtarzalnymi danymi — np. dla stałych usług lub częstych zamówień. Znajdziesz je w dwóch miejscach: przy tworzeniu nowej faktury (lista rozwijana szablonów) oraz w Ustawienia → Faktury → Szablony faktur (zarządzanie).

Tworzenie szablonu#

Z istniejącej faktury#

1. Otwórz fakturę, której dane chcesz zapisać jako szablon
2. Kliknij Więcej → Zapisz jako szablon
3. Podaj nazwę szablonu, np. "Usługi konsultingowe — miesięczne"
4. Kliknij Zapisz

W ustawieniach#

Szablony można też tworzyć i zarządzać nimi w Ustawienia → Faktury → Szablony faktur.

Co zawiera szablon#

Szablon przechowuje:

• Typ faktury — VAT, zaliczkowa, marża. Korekty i faktury rozliczeniowe nie mają szablonów: korekta wskazuje fakturę korygowaną, rozliczeniowa wskazuje faktury zaliczkowe, a przy każdej fakturze są to inne dokumenty. Szablon korekty zapisany w starszej wersji nadal tworzy korektę, w której wskazujesz fakturę korygowaną. W edycji takiego szablonu pole typu jest puste, więc przed zapisem wybierz typ z listy
• Waluta i dane płatności: metoda płatności, konta bankowe i pozycje innej metody płatności (PayPal, Revolut, Wise). Przy metodzie Inne szablon przechowuje opis płatności wymagany przez KSeF; pusty opis oznacza, że faktura wystawiona z szablonu weźmie go z pierwszej pozycji innej metody (nazwa i identyfikator), więc zmiana adresu PayPal w Kontach bankowych przechodzi na kolejne faktury bez poprawiania szablonu
• Kontrahent — dane nabywcy/sprzedawcy
• Pozycje faktury — nazwy, ilości, ceny, stawki VAT, rabaty, kody PKWiU/GTU/CN
• Adnotacje — miejsce wystawienia, metoda kasowa, samofakturowanie, odwrotne obciążenie, uwagi
• Mechanizm podzielonej płatności
• Domyślnie zapłacona — faktura wystawiona z szablonu startuje z zaznaczonym "Zapłacono" i datą zapłaty równą dacie wystawienia; przydatne, gdy fakturę wystawiasz po otrzymaniu wpłaty
• Termin płatności (dni) — liczba dni od daty wystawienia, np. 7, 14 albo 30. Domyślnie do 120 dni; granicę zmienisz w Ustawienia → Faktury (bez górnej granicy). Faktura wystawiona z szablonu dostaje termin wyliczony od dzisiejszej daty wystawienia. Termin można zmienić na konkretnej fakturze bez zmiany szablonu. Puste pole oznacza fakturę bez terminu
• Procedura marży (jeśli faktura marżowa)

Szablon nie przechowuje:

• Numeru faktury (generowany automatycznie)
• Dat (data wystawienia i sprzedaży ustawiane na bieżące przy użyciu szablonu, termin płatności liczony od daty wystawienia)
• Statusu

Używanie szablonu#

Przy tworzeniu nowej faktury wybierz szablon z listy. Wszystkie zapisane dane zostaną wstawione do formularza. Możesz je dowolnie zmodyfikować przed zapisaniem.

Numer faktury zostanie wygenerowany automatycznie według wzorca firmy.

Termin płatności z szablonu jest liczony raz, przy otwarciu formularza. Jeśli potem zmienisz datę wystawienia, termin zostaje taki sam; popraw go ręcznie, gdy ma liczyć się od nowej daty.

Zapisz jako szablon w formularzu i w podglądzie faktury przenosi termin jako liczbę dni między datą wystawienia a terminem płatności tej faktury. Faktura bez terminu daje szablon bez terminu. Gdy termin jest wcześniejszy niż data wystawienia albo dłuższy niż granica z ustawień, szablon też zapisuje się bez terminu, a aplikacja pokazuje ostrzeżenie. Obniżenie granicy nie zmienia zapisanych szablonów: szablon z dłuższym terminem da się dalej edytować, dopóki nie zmienisz w nim terminu.

Edycja szablonu#

W Ustawienia → Faktury → Szablony faktur kliknij ikonę edycji przy szablonie. Formularz edycji zawiera te same pola co formularz faktury.

Usuwanie szablonu#

W Ustawienia → Faktury → Szablony faktur kliknij ikonę kosza przy szablonie. Usunięcie szablonu nie wpływa na faktury utworzone z tego szablonu.

Lista szablonów#

W ustawieniach szablony wyświetlane są w tabeli:

Zobacz też#

• Faktury wystawione — używanie szablonów przy tworzeniu nowej faktury
• Faktury cykliczne — automatyczne tworzenie faktur z wystawionej faktury wg harmonogramu (funkcja PRO)