KSeFkaKSeFka
Dokumentacja

Przewodnik po aplikacji KSeFka

Wystawianie z pliku XML#

Jeśli fakturę wystawił już inny system — sklep internetowy, program magazynowy, ERP — i potrafi zapisać ją w formacie FA(3), nie musisz przepisywać jej ręcznie. KSeFka wczyta plik, utworzy z niego fakturę wystawioną i wyśle do KSeF.

Jak to działa#

  1. W widoku Faktury kliknij Utwórz z XML.
  2. Wskaż plik .xml z fakturą w formacie FA(3).
  3. KSeFka odczyta plik i otworzy formularz faktury wypełniony danymi z XML-a — sprzedawcą, nabywcą, pozycjami, podsumowaniem VAT i płatnością.
  4. Sprawdź dane i zapisz fakturę.
  5. Wyślij do KSeF tak samo jak każdą inną fakturę — opisuje to Faktury wystawione.
Wczytanie pliku niczego nie zapisuje samo z siebie. Faktura powstaje dopiero wtedy, gdy zapiszesz formularz, więc masz moment na poprawienie danych albo rezygnację.

Sprawdź plik, zanim go wczytasz#

Jeżeli dopiero konfigurujesz eksport w drugim systemie i nie masz pewności, czy plik jest poprawny, przepuść go najpierw przez walidator FA(3). Pokaże błędy względem schematu KSeF razem z numerami linii oraz wypisze odczytane pola z opisami — łatwiej wtedy dogadać się z autorem eksportu, co dokładnie jest nie tak. Walidator działa w przeglądarce i nie wymaga instalacji.

Na co KSeFka zwraca uwagę przy wczytywaniu#

  • Kierunek faktury rozpoznaje po NIP-ie sprzedawcy: jeśli zgadza się z NIP-em Twojej firmy, dokument trafia do wystawionych. Gdy plik nie zawiera NIP-u sprzedawcy, KSeFka ustawi kierunek na „Otrzymana" i wyraźnie o tym uprzedzi.
  • Powtórzony numer faktury. Jeżeli dokument o takim numerze już u Ciebie istnieje, zobaczysz ostrzeżenie przed zapisem.
  • Korekty. KSeFka spróbuje sam odnaleźć fakturę korygowaną. Jeśli jej nie znajdzie, wskażesz ją ręcznie w formularzu.
Zanim skorzystasz z tej funkcji, uzupełnij NIP swojej firmy w Ustawieniach. Bez niego KSeFka nie ma jak rozpoznać, która strona transakcji jest Twoja, i odmówi wczytania pliku.

Systemy, które generują FA(3)#

Poniżej systemy, z których eksport da się wczytać do KSeFki. Lista rośnie — jeśli Twojego programu tu nie ma, napisz do nas albo poproś jego producenta o kontakt.

  • Najszybsza.pl — kreator stron i sklepów internetowych. Sklep potrafi zapisać zamówienie jako fakturę FA(3); krok po kroku opisuje to instrukcja Najszybszej.

Kiedy to się przydaje#

  • Sprzedaż idzie przez sklep internetowy, a KSeF-em zajmujesz się osobno — sklep wystawia dokument, KSeFka odpowiada za wysyłkę i archiwum.
  • Masz program branżowy, który umie zapisać FA(3), ale nie ma własnej integracji z KSeF.
  • Fakturę przygotował ktoś inny (biuro, współpracownik) i przysłał Ci gotowy plik.

Jeśli drugi system potrafi wysyłać dane sam, zamiast zapisywać plik, zajrzyj do integracji — KSeFka udostępnia też CLI.