Synchronizacja KSeF#

Synchronizacja to proces wymiany danych między KSeFką a systemem KSeF. Pobiera nowe faktury otrzymane i aktualizuje statusy faktur wysłanych.

Synchronizacja ręczna#

Na Pulpicie kliknij Synchronizuj KSeF. Postęp widoczny jest jako komunikat „Synchronizowanie (X/Y)..." na pulpicie oraz obracająca się ikona w pasku bocznym.

Przycisk synchronizacji wymaga wgranego certyfikatu KSeF. Jeśli certyfikat nie jest skonfigurowany, zamiast przycisku synchronizacji pojawi się Skonfiguruj KSeF kierujący do ustawień.

Synchronizacja automatyczna#

W Ustawienia → KSeF → Synchronizacja możesz skonfigurować:

Synchronizacja przy starcie#

Zaznacz Automatyczna synchronizacja przy starcie, aby aplikacja pobierała faktury przy każdym uruchomieniu. Opcja włączona domyślnie.

Częstotliwość#

Wybierz jak często aplikacja ma sprawdzać nowe faktury:

Opcja	Opis
Tylko przy starcie	Synchronizacja wyłącznie przy uruchomieniu aplikacji
Co 5 minut	Dla firm z dużym przepływem faktur
Co 15 minut (domyślnie)	Dobry balans między aktualnością a obciążeniem
Co 30 minut	Wystarczające dla większości firm
Co 1 godzinę	Gdy aktualność faktur nie jest krytyczna
Co 4 godziny	Minimalne obciążenie, rzadkie sprawdzanie

Postęp synchronizacji#

Podczas synchronizacji:

Na Pulpicie wyświetla się pasek postępu z liczbą przetworzonych faktur
W pasku bocznym ikona środowiska KSeF się obraca
Możesz kontynuować pracę w aplikacji — synchronizacja działa w tle

Wyniki synchronizacji#

Po zakończeniu pojawia się powiadomienie z podsumowaniem:

Liczba nowych faktur
Liczba zaktualizowanych faktur
Liczba pominiętych duplikatów

Jeśli wystąpiły problemy, wyświetlane są ostrzeżenia z opisem.

Środowiska KSeF#

KSeF udostępnia trzy środowiska: Test, Demo i Produkcja. Każde ma osobną bazę danych w KSeFce i wymaga osobnej konfiguracji firmy oraz certyfikatu. Szczegóły — patrz Pierwsze kroki.

Przełączanie: Ustawienia → KSeF → wybierz środowisko.

Przełączenie środowiska zmienia aktywną bazę danych. Dane z poprzedniego środowiska nie zostaną utracone — są dostępne po przełączeniu z powrotem.

Sesje KSeF#

Sesja to uwierzytelnione połączenie z systemem KSeF. Sesja jest wymagana do synchronizacji i wysyłania faktur.

Nawiązywanie sesji#

W Ustawienia → KSeF → Uwierzytelnianie kliknij Uwierzytelnij. Sesja zostanie nawiązana za pomocą wgranego certyfikatu.

Wygaśnięcie sesji#

Sesja KSeF może wygasnąć po pewnym czasie. Gdy to nastąpi, pojawi się powiadomienie. Kliknij Uwierzytelnij ponownie, aby nawiązać nową sesję.

Wylogowanie#

Kliknij Wyloguj, aby zakończyć bieżącą sesję.

Certyfikat KSeF#

Certyfikat jest niezbędny do uwierzytelnienia i wysyłania faktur. Szczegóły wgrywania certyfikatu — patrz Pierwsze kroki.

Status certyfikatu widoczny w Ustawienia → KSeF:

Certyfikat ważny do [data] — certyfikat aktywny
Certyfikat wygasa za N dni — ostrzeżenie przy ważności poniżej 30 dni
Certyfikat wygasł — wymaga odnowienia

Rozwiązywanie problemów#

„Skonfiguruj KSeF" zamiast przycisku synchronizacji#

Brak certyfikatu. Przejdź do Ustawienia → KSeF i wgraj certyfikat.

„Błąd połączenia z KSeF"#

Nie udało się połączyć z serwerem KSeF. Sprawdź:

Czy jesteś uwierzytelniony — sesja mogła wygasnąć (patrz Ustawienia → KSeF → Uwierzytelnianie)
Połączenie z internetem
Czy certyfikat nie wygasł
Czy wybrane środowisko jest dostępne

Sesja wygasła#

Ponownie uwierzytelnij się w Ustawienia → KSeF → Uwierzytelnianie.

Brak nowych faktur po synchronizacji#

Faktury mogą pojawić się w KSeF z opóźnieniem (do kilku minut)
Sprawdź, czy wybrane środowisko jest prawidłowe
Upewnij się, że NIP firmy jest poprawny

Dokumentacja