Synchronizacja KSeF#

Synchronizacja to proces wymiany danych między KSeFką a systemem KSeF. Pobiera nowe faktury otrzymane i aktualizuje statusy faktur wysłanych.

Synchronizacja ręczna#

Na Pulpicie kliknij Synchronizuj KSeF. Postęp widoczny jest jako komunikat "Synchronizowanie (X/Y)..." na pulpicie oraz obracająca się ikona w pasku bocznym.

Przycisk synchronizacji wymaga wgranego certyfikatu KSeF. Jeśli certyfikat nie jest skonfigurowany, zamiast przycisku synchronizacji pojawi się Skonfiguruj KSeF kierujący do ustawień.

Synchronizacja automatyczna#

W Ustawienia → KSeF → Synchronizacja możesz skonfigurować:

Synchronizacja przy starcie#

Zaznacz Automatyczna synchronizacja przy starcie, aby aplikacja pobierała faktury przy każdym uruchomieniu. Opcja włączona domyślnie.

Częstotliwość#

Wybierz jak często aplikacja ma sprawdzać nowe faktury:

Opcja	Opis
Tylko przy starcie	Synchronizacja wyłącznie przy uruchomieniu aplikacji
Co 5 minut	Dla firm z dużym przepływem faktur
Co 15 minut (domyślnie)	Dobry balans między aktualnością a obciążeniem
Co 30 minut	Wystarczające dla większości firm
Co 1 godzinę	Gdy aktualność faktur nie jest krytyczna
Co 4 godziny	Minimalne obciążenie, rzadkie sprawdzanie

Postęp synchronizacji#

Podczas synchronizacji:

Na Pulpicie wyświetla się pasek postępu z liczbą przetworzonych faktur
W pasku bocznym ikona środowiska KSeF się obraca
Możesz kontynuować pracę w aplikacji — synchronizacja działa w tle

Wyniki synchronizacji#

Po zakończeniu pojawia się powiadomienie z podsumowaniem:

Liczba nowych faktur
Liczba zaktualizowanych faktur
Liczba pominiętych duplikatów

Jeśli wystąpiły problemy, wyświetlane są ostrzeżenia z opisem.

Środowiska KSeF#

KSeF udostępnia trzy środowiska: Test, Demo i Produkcja. Każde ma osobną bazę danych w KSeFce i wymaga osobnej konfiguracji firmy oraz certyfikatu. Szczegóły — patrz Pierwsze kroki.

Przełączanie: Ustawienia → KSeF → wybierz środowisko.

Przełączenie środowiska zmienia aktywną bazę danych. Dane z poprzedniego środowiska nie zostaną utracone — są dostępne po przełączeniu z powrotem.

Przy przełączaniu na Test lub Demo pojawi się ostrzeżenie o publicznym dostępie do danych — to środowiska testowe Ministerstwa Finansów, nie używaj ich do prawdziwych faktur.

Sesje KSeF#

Sesja to uwierzytelnione połączenie z systemem KSeF. Sesja jest wymagana do synchronizacji i wysyłania faktur.

Nawiązywanie sesji#

W Ustawienia → KSeF → Uwierzytelnianie kliknij Uwierzytelnij. Sesja zostanie nawiązana za pomocą wgranego certyfikatu.

Wygaśnięcie sesji#

Sesja KSeF może wygasnąć po pewnym czasie. Gdy to nastąpi, pojawi się powiadomienie. Kliknij Uwierzytelnij ponownie, aby nawiązać nową sesję.

Wylogowanie#

Kliknij Wyloguj, aby zakończyć bieżącą sesję.

Logowanie jako jednostka podrzędna (IDWew)#

Jeśli logujesz się do KSeF nie jako cała firma, lecz jako jej dział lub jednostka podrzędna, której token albo certyfikat KSeF wystawiono na identyfikator wewnętrzny IDWew (NIP-XXXXX — NIP firmy plus 5 cyfr) zamiast na główny NIP, ustaw ten kontekst w programie:

Wejdź w Ustawienia → Firmy → (edytuj firmę) i znajdź sekcję "Kontekst uwierzytelniania KSeF".
W polu "IDWew jednostki" wpisz identyfikator swojej jednostki (np. 1234567890-00001) i kliknij Zapisz.

IDWew musi zaczynać się od NIP firmy — program to sprawdza i odrzuca niezgodny format. Zmiana zadziała przy następnym logowaniu (np. przy kolejnej synchronizacji), dlatego po jej zapisaniu zaloguj się ponownie.

Gdy kontekst IDWew jest ustawiony:

uwierzytelnianie wysyła do KSeF identyfikator typu InternalId zamiast NIP,
synchronizacja pobiera wyłącznie faktury tej jednostki (KSeF udostępnia je jako "Podmiot3"), a nie całego NIP firmy.

Pozostaw pole puste, aby uwierzytelniać się głównym NIP firmy (zachowanie domyślne).

To co innego niż Filtr jednostki na liście faktur otrzymanych (patrz Faktury otrzymane). Kontekst IDWew decyduje, jako kto logujesz się do KSeF i jakie faktury w ogóle się pobiorą; filtr jednostki tylko zawęża widok już zsynchronizowanych danych.

Certyfikat KSeF#

Certyfikat jest niezbędny do uwierzytelnienia i wysyłania faktur. Szczegóły wgrywania certyfikatu — patrz Pierwsze kroki.

Status certyfikatu widoczny w Ustawienia → KSeF:

Certyfikat ważny do [data] — certyfikat aktywny
Certyfikat wygasa za N dni — ostrzeżenie przy ważności poniżej 30 dni
Certyfikat wygasł — wymaga odnowienia

Rozwiązywanie problemów#

"Skonfiguruj KSeF" zamiast przycisku synchronizacji#

Brak certyfikatu. Przejdź do Ustawienia → KSeF i wgraj certyfikat.

"Błąd połączenia z KSeF"#

Nie udało się połączyć z serwerem KSeF. Sprawdź:

Czy jesteś uwierzytelniony — sesja mogła wygasnąć (patrz Ustawienia → KSeF → Uwierzytelnianie)
Połączenie z internetem
Czy certyfikat nie wygasł
Czy wybrane środowisko jest dostępne

Sesja wygasła#

Ponownie uwierzytelnij się w Ustawienia → KSeF → Uwierzytelnianie.

Brak nowych faktur po synchronizacji#

Faktury mogą pojawić się w KSeF z opóźnieniem (do kilku minut)
Sprawdź, czy wybrane środowisko jest prawidłowe
Upewnij się, że NIP firmy jest poprawny

Dokumentacja