Słownik pojęć#
Wyjaśnienie terminów używanych w KSeFce i na fakturach.
KSeF#
Krajowy System e-Faktur — centralny system Ministerstwa Finansów do wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur w formie elektronicznej. Od 2026 roku obowiązkowy dla podatników VAT w Polsce.
UPO#
Urzędowe Poświadczenie Odbioru — elektroniczne potwierdzenie, że faktura została przyjęta przez KSeF. Zawiera numer KSeF nadany fakturze.
FA(3)#
Format pliku XML, w którym faktury są przesyłane do KSeF. Definiuje strukturę danych faktury — pola, pozycje, adnotacje. „3" oznacza wersję schematu.
NIP#
Numer Identyfikacji Podatkowej — 10-cyfrowy numer przypisany firmom i osobom prowadzącym działalność gospodarczą w Polsce. Służy do identyfikacji podatkowej.
PESEL#
Jedenastocyfrowy numer ewidencyjny osób fizycznych w Polsce. Używany jako identyfikator na fakturach dla osób nieprowadzących działalności gospodarczej.
NRB#
Numer Rachunku Bankowego — 26-cyfrowy numer konta bankowego w polskim systemie bankowym. Na fakturze pojawia się jako numer rachunku do przelewu.
IBAN#
International Bank Account Number — międzynarodowy format numeru konta bankowego. W Polsce zaczyna się od „PL" i zawiera 26 cyfr NRB. Używany w transakcjach zagranicznych.
SWIFT/BIC#
Kod identyfikujący bank w systemie międzynarodowym. Składa się z 8 lub 11 znaków (np. BREXPLPW). Wymagany przy przelewach zagranicznych.
PKWiU#
Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług — system kodów opisujących rodzaj towaru lub usługi. Na fakturze podawany opcjonalnie przy pozycjach, np. 62.01.11 (usługi programistyczne).
GTU#
Grupa Towarowa — oznaczenie od GTU_01 do GTU_13 stosowane w plikach JPK_VAT. Określa kategorię towaru lub usługi dla celów sprawozdawczych, np.:
- GTU_01 — napoje alkoholowe
- GTU_12 — usługi niematerialne (doradcze, księgowe, prawne)
- GTU_13 — usługi transportowe i magazynowe
CN#
Combined Nomenclature (Nomenklatura Scalona) — międzynarodowy system kodów celnych opisujących towary. Wymagany na fakturach dla towarów podlegających akcyzie lub w handlu zagranicznym.
Kurs NBP#
Kurs wymiany walut publikowany przez Narodowy Bank Polski. Na fakturach w walutach obcych wymagany jest przelicznik na PLN. KSeFka może pobierać kurs automatycznie z tabel NBP.
Certyfikat KSeF#
Plik cyfrowy (w formacie .crt + .key) wydawany przez Ministerstwo Finansów. Służy do uwierzytelniania w systemie KSeF — potwierdzenia tożsamości firmy. Uzyskuje się go na portalu ksef.mf.gov.pl za pomocą podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego.
Mechanizm podzielonej płatności#
Inaczej split payment — sposób regulowania faktur VAT, w którym kwota netto trafia na rachunek bieżący sprzedawcy, a kwota VAT na dedykowany rachunek VAT. Obowiązkowy dla transakcji powyżej 15 000 zł dotyczących towarów i usług z załącznika nr 15 ustawy o VAT.
Odwrotne obciążenie#
Mechanizm, w którym obowiązek rozliczenia VAT przechodzi ze sprzedawcy na nabywcę. Stosowane w określonych transakcjach (np. handel metalami, usługi budowlane z podwykonawcą). Na fakturze oznaczone adnotacją „odwrotne obciążenie".
Procedura marżowa#
Sposób opodatkowania, w którym VAT naliczany jest od marży (różnicy między ceną zakupu a sprzedaży), a nie od pełnej kwoty. Stosowana w sprzedaży towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich oraz usług turystycznych.
Samofakturowanie#
Sytuacja, w której to nabywca wystawia fakturę w imieniu sprzedawcy. Wymaga wcześniejszego porozumienia między stronami.
Metoda kasowa#
Rozliczanie VAT w momencie otrzymania zapłaty (a nie wystawienia faktury). Dostępna dla małych podatników. Na fakturze oznaczona adnotacją „metoda kasowa".
Środowisko KSeF#
System KSeF dostępny jest w trzech środowiskach:
- Test — do nauki i testowania, dane publicznie dostępne
- Demo — piaskownica, dane publicznie dostępne
- Produkcja — prawdziwy system do rzeczywistych faktur