KSeFkaKSeFka
Dokumentacja

Przewodnik po aplikacji KSeFka

Faktury pro-forma#

Pro-forma to dokument handlowy wystawiany poza KSeF — najczęściej jako wezwanie do zapłaty przed wykonaniem usługi, oferta w obrocie B2B albo dokument do odprawy celnej. Nie jest dokumentem księgowym: nie trafia do KSeF ani do JPK i nie rodzi obowiązku podatkowego. Po otrzymaniu wpłaty przekształcisz ją jednym kliknięciem w fakturę VAT albo zaliczkową.

Pro-formy należą do pakietu PRO — zobacz Licencja PRO.

Czym pro-forma różni się od faktury#

Pro-formaFaktura
Wysyłka do KSeFNigdyTak
Obowiązek podatkowyNie powstajePowstaje
NumeracjaWłasna seria PF/<nr>/<rok>Wzorzec numeracji firmy
Podsumowania pulpitu i eksport ZIPPomijanaUwzględniana

Pro-formy mają w aplikacji osobną zakładkę Pro-formy w pasku bocznym i własną, niezależną numerację — nie mieszają się z fakturami i nie zaburzają ich serii.

Wystawianie pro-formy#

  1. Przejdź do zakładki Pro-formy i kliknij Nowa pro-forma
  2. Wybierz kontrahenta i dodaj pozycje — formularz działa tak samo jak przy fakturze, a kwoty VAT i brutto liczą się automatycznie
  3. Ustaw termin płatności — pro-forma pełni rolę wezwania do zapłaty
  4. Kliknij Wystaw pro-formę

Numer z serii PF/<nr>/<rok> nadawany jest automatycznie przy zapisie. Gotową pro-formę pobierzesz jako PDF (przycisk PDF w widoku szczegółów) i wyślesz klientowi.

Zakładka Pro-formy z listą dokumentów i przyciskiem Nowa pro-forma
Zakładka Pro-formy — osobna lista z własną numeracją PF

Statusy pro-formy#

StatusOpis
Oczekuje na wpłatęPro-forma wystawiona — można ją edytować, anulować albo przekształcić w fakturę
ZrealizowanaZ pro-formy wystawiono fakturę — dokument zostaje w historii z linkiem do tej faktury
AnulowanaPro-forma anulowana — bez dokumentu korygującego, bo pro-forma nie jest dokumentem księgowym
Szczegóły pro-formy PF/2/2026 ze statusem Oczekuje na wpłatę i przyciskiem Otrzymano wpłatę
Szczegóły pro-formy — akcje: PDF, Edytuj, Anuluj, Otrzymano wpłatę

Otrzymano wpłatę — przekształcenie w fakturę#

Gdy klient zapłaci, kliknij Otrzymano wpłatę w widoku szczegółów pro-formy i wybierz rodzaj faktury:

  • Faktura VAT — sprzedaż jest zakończona: towar dostarczony lub usługa wykonana
  • Faktura zaliczkowa (ZAL) — to zaliczka, dostawa lub usługa dopiero nastąpi

Faktura powstaje 1:1 na pełną kwotę — przejmuje wszystkie pozycje, kontrahenta i konta bankowe pro-formy. Podana data wpłaty zostaje zapisana na fakturze i oznacza ją jako zapłaconą. Nowa faktura dostaje numer z normalnej serii firmy, zaczyna jako szkic i wchodzi w standardowy obieg KSeF.

Dialog Otrzymano wpłatę z wyborem rodzaju faktury: VAT albo zaliczkowa, datą wpłaty i kwotą
Dialog konwersji — wybór rodzaju faktury i data wpłaty

Po przekształceniu#

Pro-forma nie znika: zostaje w historii ze statusem Zrealizowana i linkiem do wystawionej faktury, a faktura pokazuje baner "Wystawiona z pro-formy". Zawsze widać, które wezwanie do zapłaty zostało rozliczone którą fakturą.

Szczegóły zrealizowanej pro-formy z linkiem do wystawionej z niej faktury
Zrealizowana pro-forma — trwały link do faktury
Jeśli faktura wystawiona z pro-formy zostanie usunięta (np. przy pomyłce w wyborze rodzaju), pro-forma automatycznie wraca do statusu Oczekuje na wpłatę i można ją przekształcić ponownie.

Anulowanie#

Oczekującą pro-formę można anulować przyciskiem Anuluj pro-formę. Anulowanie nie tworzy dokumentu korygującego. Zrealizowanej pro-formy nie można anulować ani edytować.

CLI i MCP#

Pro-formy są w pełni dostępne z CLI (podkomendy proforma list, get, create, convert, cancel) oraz przez MCP — asystent AI może wystawić pro-formę i po wpłacie przekształcić ją w fakturę na Twoje polecenie.

Zobacz też#