# Synchronizacja KSeF

Synchronizacja to proces wymiany danych między KSeFką a systemem KSeF. Pobiera nowe faktury otrzymane i aktualizuje statusy faktur wysłanych.

## Synchronizacja ręczna

Na **Pulpicie** kliknij **Synchronizuj KSeF**. Postęp widoczny jest jako komunikat "Synchronizowanie (X/Y)..." na pulpicie oraz obracająca się ikona w pasku bocznym.

![Szybkie akcje na pulpicie z przyciskiem Synchronizuj KSeF](https://media.ksefka.com/docs/pulpit-synchronizuj.webp?v=1)

_Przycisk Synchronizuj KSeF w szybkich akcjach na pulpicie._

Przycisk synchronizacji wymaga wgranego certyfikatu KSeF. Jeśli certyfikat nie jest skonfigurowany, zamiast przycisku synchronizacji pojawi się **Skonfiguruj KSeF** kierujący do ustawień.

## Synchronizacja automatyczna

W **Ustawienia → KSeF → Synchronizacja** możesz skonfigurować:

![Ustawienia synchronizacji KSeF](https://media.ksefka.com/docs/ustawienia-synchronizacja.webp?v=1)

_Automatyczna synchronizacja przy starcie i wybór częstotliwości._

### Synchronizacja przy starcie

Zaznacz **Automatyczna synchronizacja przy starcie**, aby aplikacja pobierała faktury przy każdym uruchomieniu. Opcja włączona domyślnie.

### Częstotliwość

Wybierz jak często aplikacja ma sprawdzać nowe faktury:

| Opcja | Opis |
| --- | --- |
| Tylko przy starcie | Synchronizacja wyłącznie przy uruchomieniu aplikacji |
| Co 5 minut | Dla firm z dużym przepływem faktur |
| Co 15 minut (domyślnie) | Dobry balans między aktualnością a obciążeniem |
| Co 30 minut | Wystarczające dla większości firm |
| Co 1 godzinę | Gdy aktualność faktur nie jest krytyczna |
| Co 4 godziny | Minimalne obciążenie, rzadkie sprawdzanie |

## Postęp synchronizacji

Podczas synchronizacji:

- Na **Pulpicie** wyświetla się pasek postępu z liczbą przetworzonych faktur
- W **pasku bocznym** ikona środowiska KSeF się obraca
- Możesz kontynuować pracę w aplikacji — synchronizacja działa w tle

## Wyniki synchronizacji

Po zakończeniu pojawia się powiadomienie z podsumowaniem:

- Liczba nowych faktur
- Liczba zaktualizowanych faktur
- Liczba pominiętych duplikatów

Jeśli wystąpiły problemy, wyświetlane są ostrzeżenia z opisem.

## Środowiska KSeF

KSeF udostępnia trzy środowiska: **Test**, **Demo** i **Produkcja**. Każde ma osobną bazę danych w KSeFce i wymaga osobnej konfiguracji firmy oraz certyfikatu. Szczegóły — patrz [Pierwsze kroki](https://ksefka.com/docs/pierwsze-kroki).

Przełączanie: **Ustawienia → KSeF** → wybierz środowisko.

![Ustawienia KSeF — środowisko, uwierzytelnianie i certyfikaty](https://media.ksefka.com/docs/ustawienia-ksef.webp?v=1)

_Ustawienia → KSeF: wybór środowiska, uwierzytelnianie i status certyfikatu._

> [!WARNING]
> Przełączenie środowiska zmienia aktywną bazę danych. Dane z poprzedniego środowiska nie zostaną utracone — są dostępne po przełączeniu z powrotem.

Przy przełączaniu na **Test** lub **Demo** pojawi się ostrzeżenie o publicznym dostępie do danych — to środowiska testowe Ministerstwa Finansów, nie używaj ich do prawdziwych faktur.

## Sesje KSeF

Sesja to uwierzytelnione połączenie z systemem KSeF. Sesja jest wymagana do synchronizacji i wysyłania faktur.

### Nawiązywanie sesji

W **Ustawienia → KSeF → Uwierzytelnianie** kliknij **Uwierzytelnij**. Sesja zostanie nawiązana za pomocą wgranego certyfikatu.

### Wygaśnięcie sesji

Sesja KSeF może wygasnąć po pewnym czasie. Gdy to nastąpi, pojawi się powiadomienie. Kliknij **Uwierzytelnij** ponownie, aby nawiązać nową sesję.

### Wylogowanie

Kliknij **Wyloguj**, aby zakończyć bieżącą sesję.

### Logowanie jako jednostka podrzędna (IDWew)

Jeśli logujesz się do KSeF nie jako cała firma, lecz jako jej **dział lub jednostka podrzędna**, której token albo certyfikat KSeF wystawiono na **identyfikator wewnętrzny IDWew** (`NIP-XXXXX` — NIP firmy plus 5 cyfr) zamiast na główny NIP, ustaw ten kontekst w programie:

1. Wejdź w **Ustawienia → Firmy → (edytuj firmę)** i znajdź sekcję **"Kontekst uwierzytelniania KSeF"**.
2. W polu **"IDWew jednostki"** wpisz identyfikator swojej jednostki (np. `1234567890-00001`) i kliknij **Zapisz**.

![Sekcja Kontekst uwierzytelniania KSeF w ustawieniach firmy](https://media.ksefka.com/docs/ustawienia-idwew.webp?v=1)

_Kontekst uwierzytelniania KSeF — logowanie jako jednostka podrzędna (IDWew)._

IDWew musi zaczynać się od NIP firmy — program to sprawdza i odrzuca niezgodny format. Zmiana zadziała przy **następnym logowaniu** (np. przy kolejnej synchronizacji), dlatego po jej zapisaniu zaloguj się ponownie.

Gdy kontekst IDWew jest ustawiony:

- uwierzytelnianie wysyła do KSeF identyfikator typu **InternalId** zamiast NIP,
- **synchronizacja pobiera wyłącznie faktury tej jednostki** (KSeF udostępnia je jako "Podmiot3"), a nie całego NIP firmy.

Pozostaw pole **puste**, aby uwierzytelniać się głównym NIP firmy (zachowanie domyślne).

> [!WARNING]
> To co innego niż **Filtr jednostki** na liście faktur otrzymanych (patrz [Faktury otrzymane](https://ksefka.com/docs/faktury-otrzymane)). Kontekst IDWew decyduje, **jako kto logujesz się do KSeF** i jakie faktury w ogóle się pobiorą; filtr jednostki tylko zawęża widok już zsynchronizowanych danych.

## Certyfikat KSeF

Certyfikat jest niezbędny do uwierzytelnienia i wysyłania faktur. Szczegóły wgrywania certyfikatu — patrz [Pierwsze kroki](https://ksefka.com/docs/pierwsze-kroki).

Status certyfikatu widoczny w **Ustawienia → KSeF**:

- **Certyfikat ważny do [data]** — certyfikat aktywny
- **Certyfikat wygasa za N dni** — ostrzeżenie przy ważności poniżej 30 dni
- **Certyfikat wygasł** — wymaga odnowienia

## Rozwiązywanie problemów

### "Skonfiguruj KSeF" zamiast przycisku synchronizacji

Brak certyfikatu. Przejdź do **Ustawienia → KSeF** i wgraj certyfikat.

### "Błąd połączenia z KSeF"

Nie udało się połączyć z serwerem KSeF. Sprawdź:

- Czy jesteś uwierzytelniony — sesja mogła wygasnąć (patrz **Ustawienia → KSeF → Uwierzytelnianie**)
- Połączenie z internetem
- Czy certyfikat nie wygasł
- Czy wybrane środowisko jest dostępne

### Sesja wygasła

Ponownie uwierzytelnij się w **Ustawienia → KSeF → Uwierzytelnianie**.

### Brak nowych faktur po synchronizacji

- Faktury mogą pojawić się w KSeF z opóźnieniem (do kilku minut)
- Sprawdź, czy wybrane środowisko jest prawidłowe
- Upewnij się, że NIP firmy jest poprawny