# Faktury pro-forma

Pro-forma to dokument handlowy wystawiany **poza KSeF** — najczęściej jako wezwanie do zapłaty przed wykonaniem usługi, oferta w obrocie B2B albo dokument do odprawy celnej. Nie jest dokumentem księgowym: nie trafia do KSeF ani do JPK i nie rodzi obowiązku podatkowego. Po otrzymaniu wpłaty przekształcisz ją jednym kliknięciem w fakturę VAT albo zaliczkową.

> [!TIP]
> Pro-formy należą do pakietu **PRO** — zobacz [Licencja PRO](https://ksefka.com/docs/licencja-pro).

## Czym pro-forma różni się od faktury

|  | Pro-forma | Faktura |
| --- | --- | --- |
| Wysyłka do KSeF | Nigdy | Tak |
| Obowiązek podatkowy | Nie powstaje | Powstaje |
| Numeracja | Własna seria `PF/<nr>/<rok>` | Wzorzec numeracji firmy |
| Podsumowania pulpitu i eksport ZIP | Pomijana | Uwzględniana |

Pro-formy mają w aplikacji osobną zakładkę **Pro-formy** w pasku bocznym i własną, niezależną numerację — nie mieszają się z fakturami i nie zaburzają ich serii.

## Wystawianie pro-formy

1. Przejdź do zakładki **Pro-formy** i kliknij **Nowa pro-forma**
2. Wybierz kontrahenta i dodaj pozycje — formularz działa tak samo jak przy fakturze, a kwoty VAT i brutto liczą się automatycznie
3. Ustaw **termin płatności** — pro-forma pełni rolę wezwania do zapłaty
4. Kliknij **Wystaw pro-formę**

Numer z serii `PF/<nr>/<rok>` nadawany jest automatycznie przy zapisie. Gotową pro-formę pobierzesz jako PDF (przycisk **PDF** w widoku szczegółów) i wyślesz klientowi.

![Zakładka Pro-formy z listą dokumentów i przyciskiem Nowa pro-forma](https://media.ksefka.com/docs/proformy-lista.webp?v=1)

_Zakładka Pro-formy — osobna lista z własną numeracją PF_

## Statusy pro-formy

| Status | Opis |
| --- | --- |
| Oczekuje na wpłatę | Pro-forma wystawiona — można ją edytować, anulować albo przekształcić w fakturę |
| Zrealizowana | Z pro-formy wystawiono fakturę — dokument zostaje w historii z linkiem do tej faktury |
| Anulowana | Pro-forma anulowana — bez dokumentu korygującego, bo pro-forma nie jest dokumentem księgowym |

![Szczegóły pro-formy PF/2/2026 ze statusem Oczekuje na wpłatę i przyciskiem Otrzymano wpłatę](https://media.ksefka.com/docs/proformy-detal.webp?v=1)

_Szczegóły pro-formy — akcje: PDF, Edytuj, Anuluj, Otrzymano wpłatę_

## Otrzymano wpłatę — przekształcenie w fakturę

Gdy klient zapłaci, kliknij **Otrzymano wpłatę** w widoku szczegółów pro-formy i wybierz rodzaj faktury:

- **Faktura VAT** — sprzedaż jest zakończona: towar dostarczony lub usługa wykonana
- **Faktura zaliczkowa (ZAL)** — to zaliczka, dostawa lub usługa dopiero nastąpi

Faktura powstaje **1:1 na pełną kwotę** — przejmuje wszystkie pozycje, kontrahenta i konta bankowe pro-formy. Podana data wpłaty zostaje zapisana na fakturze i oznacza ją jako zapłaconą. Nowa faktura dostaje numer z normalnej serii firmy, zaczyna jako szkic i wchodzi w standardowy obieg KSeF.

![Dialog Otrzymano wpłatę z wyborem rodzaju faktury: VAT albo zaliczkowa, datą wpłaty i kwotą](https://media.ksefka.com/docs/proformy-konwersja.webp?v=1)

_Dialog konwersji — wybór rodzaju faktury i data wpłaty_

## Po przekształceniu

Pro-forma nie znika: zostaje w historii ze statusem **Zrealizowana** i linkiem do wystawionej faktury, a faktura pokazuje baner "Wystawiona z pro-formy". Zawsze widać, które wezwanie do zapłaty zostało rozliczone którą fakturą.

![Szczegóły zrealizowanej pro-formy z linkiem do wystawionej z niej faktury](https://media.ksefka.com/docs/proformy-zrealizowana.webp?v=1)

_Zrealizowana pro-forma — trwały link do faktury_

> [!WARNING]
> Jeśli faktura wystawiona z pro-formy zostanie usunięta (np. przy pomyłce w wyborze rodzaju), pro-forma automatycznie wraca do statusu **Oczekuje na wpłatę** i można ją przekształcić ponownie.

## Anulowanie

Oczekującą pro-formę można anulować przyciskiem **Anuluj pro-formę**. Anulowanie nie tworzy dokumentu korygującego. Zrealizowanej pro-formy nie można anulować ani edytować.

## CLI i MCP

Pro-formy są w pełni dostępne z [CLI](https://ksefka.com/docs/cli) (podkomendy `proforma list`, `get`, `create`, `convert`, `cancel`) oraz przez [MCP](https://ksefka.com/docs/mcp) — asystent AI może wystawić pro-formę i po wpłacie przekształcić ją w fakturę na Twoje polecenie.

## Zobacz też

- [Faktury wystawione](https://ksefka.com/docs/faktury-wystawione) — dalszy obieg faktury powstałej z pro-formy
- [Licencja PRO](https://ksefka.com/docs/licencja-pro) — pro-formy w pakiecie PRO
- [Statusy faktur](https://ksefka.com/docs/statusy-faktur) — co dzieje się z fakturą po wysłaniu do KSeF