# Pierwsze kroki

Przewodnik po pierwszym uruchomieniu KSeFki — od dodania firmy do wystawienia pierwszej faktury.

![Menu boczne KSeFki z nawigacją i wskaźnikiem środowiska](https://media.ksefka.com/docs/sidebar-nawigacja.webp?v=2)

_Menu boczne — wybór firmy, nawigacja i wskaźnik środowiska KSeF._

## 1. Dodanie firmy

Przy pierwszym uruchomieniu aplikacja automatycznie otworzy formularz dodawania firmy w **Ustawienia → Firmy**.

Wypełnij dane firmy:

- **NIP** — 10-cyfrowy numer identyfikacji podatkowej
- **Nazwa firmy**
- **Ulica**, **Nr budynku**, **Kod pocztowy**, **Miasto**

Aby przyspieszyć wypełnianie, wpisz NIP i kliknij ikonę wyszukiwania obok pola NIP. Dane firmy zostaną pobrane automatycznie z rejestru GUS.

Pola opcjonalne: REGON, KRS, nr lokalu, e-mail, telefon.

Po zapisaniu firma pojawi się na liście. Możesz dodać więcej firm — każda ma osobne faktury, kontrahentów i certyfikat KSeF.

## 2. Wybór środowiska KSeF

Przejdź do **Ustawienia → KSeF**. Na górze zobaczysz trzy przyciski środowisk:

![Ustawienia KSeF — wybór środowiska, uwierzytelnianie i certyfikaty](https://media.ksefka.com/docs/ustawienia-ksef.webp?v=1)

_Ustawienia → KSeF: przyciski środowisk, uwierzytelnianie i status certyfikatu._

| Środowisko | Do czego służy |
| --- | --- |
| **Test** | Środowisko testowe — do nauki i sprawdzania |
| **Demo** | Środowisko demonstracyjne — piaskownica |
| **Produkcja** | Prawdziwy system KSeF — tu wysyłasz faktury |

Na początek wybierz **Test** lub **Demo**, aby nauczyć się obsługi bez ryzyka.

> [!WARNING]
> Dane w środowiskach Test i Demo są publicznie dostępne — nie wysyłaj tam prawdziwych faktur.

Każde środowisko ma osobną bazę danych. Firmy, faktury i kontrahenci nie są współdzielone między środowiskami. Po przełączeniu na inne środowisko (np. z Test na Produkcja) musisz ponownie dodać firmę i wgrać certyfikat.

## 3. Wgranie certyfikatu KSeF

W sekcji **Certyfikat KSeF** (zakładka **KSeF** w ustawieniach) kliknij **+** (przycisk dodawania certyfikatu).

Potrzebujesz trzech rzeczy:

- **Plik certyfikatu (.crt)** — plik w formacie PEM
- **Plik klucza prywatnego (.key)** — plik w formacie PEM
- **Hasło do klucza** — podane przy generowaniu certyfikatu

### Jak uzyskać certyfikat

1. Wejdź na portal KSeF dla wybranego środowiska. Dla produkcji: [ap.ksef.mf.gov.pl](https://ap.ksef.mf.gov.pl/). Adres portalu dla aktualnego środowiska znajdziesz w lewym dolnym rogu aplikacji.
2. Zaloguj się **podpisem kwalifikowanym** lub **profilem zaufanym**.
3. W menu bocznym przejdź do **Certyfikaty → Wnioskuj o certyfikat**.
4. Wypełnij formularz:
   - **Nazwa certyfikatu** — np. "KSeFka" (5–100 znaków)
   - **Hasło** — min. 15 znaków, wielka i mała litera, cyfra, znak specjalny. Zapamiętaj je — będzie potrzebne w aplikacji.
5. Kliknij **Generuj**. Klucz prywatny (.key) pobierze się automatycznie na dysk.
6. Na stronie "Wygenerowano klucz prywatny" wybierz przeznaczenie certyfikatu:
   - **Uwierzytelnienie w systemie KSeF** — wymagany do wystawiania i odbioru faktur online.
   - **Podpis linku do weryfikacji wystawcy** — opcjonalny, potrzebny do trybu offline i pracy awaryjnej gdy KSeF jest niedostępny.
   Kliknij **Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu**. Pole "Certyfikat ważny od" to data rozpoczęcia — zostaw dzisiejszą, chyba że chcesz aktywować certyfikat później. Dla każdego przeznaczenia musisz wygenerować osobny certyfikat.
7. Poczekaj chwilę i odśwież stronę. Gdy wniosek zostanie rozpatrzony, pojawi się strona "Zakończono pomyślnie" — kliknij **Pobierz certyfikat**, aby pobrać plik .crt.

> [!TIP]
> Certyfikat jest ważny przez 2 lata od podanej daty. KSeFka powiadomi Cię gdy będzie zbliżał się termin wygaśnięcia.

Po wgraniu certyfikatu zobaczysz jego status:

- Data ważności
- Ostrzeżenie gdy certyfikat wygasa za mniej niż 30 dni
- Informacja gdy certyfikat wygasł

## 4. Uwierzytelnienie

W sekcji **Uwierzytelnianie** kliknij **Uwierzytelnij**. Aplikacja nawiąże sesję z KSeF za pomocą wgranego certyfikatu.

Po udanym uwierzytelnieniu status zmieni się na "Uwierzytelniony" z nazwą aktywnego środowiska.

> [!WARNING]
> Logujesz się jako **dział lub jednostka podrzędna** z certyfikatem wystawionym na identyfikator wewnętrzny **IDWew** (`NIP-XXXXX`), a nie na główny NIP firmy? Zanim się uwierzytelnisz, ustaw kontekst jednostki w **Ustawienia → Firmy → (edytuj firmę) → "Kontekst uwierzytelniania KSeF"**. Szczegóły: [Logowanie jako jednostka podrzędna (IDWew)](https://ksefka.com/docs/synchronizacja-ksef).

## 5. Konfiguracja synchronizacji

W sekcji **Synchronizacja** możesz ustawić:

- **Automatyczna synchronizacja przy starcie** — włączona domyślnie. Przy każdym uruchomieniu aplikacja pobiera nowe faktury z KSeF.
- **Częstotliwość synchronizacji** — jak często sprawdzać nowe faktury:
  - Tylko przy starcie
  - Co 5, 15 (domyślnie), 30 minut
  - Co 1 lub 4 godziny

![Ustawienia synchronizacji KSeF](https://media.ksefka.com/docs/ustawienia-synchronizacja.webp?v=1)

_Automatyczna synchronizacja przy starcie i wybór częstotliwości._

## 6. Pierwsza synchronizacja

Wróć na **Pulpit** i kliknij **Synchronizuj KSeF**. Aplikacja pobierze istniejące faktury z KSeF. Postęp synchronizacji widoczny jest na pulpicie i w pasku bocznym (obracająca się ikona).

![Pulpit KSeFki z licznikami faktur i szybkimi akcjami](https://media.ksefka.com/docs/pulpit-przeglad.webp?v=1)

_Pulpit — liczniki faktur, szybkie akcje i podsumowanie miesięczne._

Po zakończeniu synchronizacji na liście faktur pojawią się faktury pobrane z KSeF.

## 7. Tworzenie pierwszej faktury

Na **Pulpicie** kliknij **Nowa faktura** lub przejdź do **Faktury** i kliknij przycisk tworzenia.

![Formularz nowej faktury](https://media.ksefka.com/docs/faktura-formularz.webp?v=1)

_Formularz faktury — dane podstawowe, daty i kontrahent._

Minimalne dane do wystawienia faktury:

1. **Numer faktury** — generowany automatycznie na podstawie wzorca
2. **Data wystawienia** — domyślnie dzisiejsza
3. **Kontrahent** — wybierz z listy lub dodaj nowego
4. **Pozycje** — przynajmniej jedna pozycja z nazwą, ilością i ceną netto

Po wypełnieniu kliknij **Zapisz**. Faktura zostanie zapisana jako szkic. Gdy będzie gotowa do wysłania:

- **Wyślij do KSeF** — natychmiastowa wysyłka
- **Zatwierdź do wysyłki** — wysyłka następnego dnia (OFFLINE24)

Szczegóły w rozdziale [Faktury wystawione](https://ksefka.com/docs/faktury-wystawione).

## 8. Personalizacja

W **Ustawienia → Wygląd** możesz zmienić:

- **Motyw** — jasny, ciemny lub systemowy
- **Kolor akcentu** — 10 kolorów do wyboru, osobny dla każdej firmy

## Kolejne kroki

- [Faktury wystawione](https://ksefka.com/docs/faktury-wystawione) — pełny opis tworzenia i wysyłania faktur
- [Kontrahenci](https://ksefka.com/docs/kontrahenci) — zarządzanie bazą kontrahentów
- [Konta bankowe](https://ksefka.com/docs/konta-bankowe) — konfiguracja kont do faktur
- [Synchronizacja KSeF](https://ksefka.com/docs/synchronizacja-ksef) — szczegóły synchronizacji
- [Integracja z AI](https://ksefka.com/docs/integracja-ai) — sterowanie KSeFką z Claude, ChatGPT i innych asystentów